Comment capitaliser lors d’un projet un bilan carbone afin de pérenniser la démarche en interne ? 

Cette année, vous avez comme objectif de réaliser le bilan carbone de votre organisation ! 

Vous avez bien saisi l’enjeu : c’est un projet complexe qui nécessite la collaboration de plusieurs personnes, l’utilisation de plusieurs fichiers, de différents outils et le choix d’hypothèses de calculs. 

Mais surtout, c’est un projet qui n’est pas ponctuel. Un bilan carbone est une mesure régulière qui permet de piloter dans le temps les émissions de gaz à effet de serre d’une organisation. 

Il faut donc que vous commenciez à vous organiser pour tracer sur un support tous les détails de ce premier bilan carbone afin que le bilan carbone soit auditable et afin de faciliter la mise à jour pour les prochaines années. D’autant plus, que vous ne serez potentiellement pas en charge de la mise à jour de ce premier bilan carbone sur les prochaines périodes. 

Pour capitaliser toutes ces données et faciliter le biseau avec votre successeur, vous avez bien compris qu’il fallait rédiger de manière exhaustive toutes les réponses aux questions qu’il ou elle pourrait avoir mais vous êtes encore un peu confus à ce sujet. 

Comment s’organiser ? 

Un bilan carbone est un projet complexe qu’il est possible de découper en petites tâches à mettre en œuvre. Par exemple : collecter le fichier de consommation d’électricité, demander aux moyens généraux la superficie du site de Saint-Malo, vérifier avec Michel que le facteur d’émissions utilisé pour l’achat du bois est correct, etc. 

Chaque tâche doit être exécutée les unes à la suite des autres afin d’obtenir la totalité des émissions de gaz à effet de serre d’une organisation. 

Afin que la passation avec votre collègue soit simplifiée, nous vous conseillons de créer plusieurs guides de capitalisation des données : 

• Un guide général présentant les informations générales du bilan carbone : période de calcul, périmètres organisationnel et opérationnel, méthode utilisée, bases de facteurs d’émissions utilisées, hypothèses générales, etc. 

• Un guide spécifique de capitalisation des données pour chaque fichier collecté.

• un guide pour le fichier des caractéristiques des bâtiments, 
• un guide pour le fichier de consommation d’électricité 
• un guide pour le registre des déchets 
• un guide pour l’export des achats 
• un guide pour l’inventaire des immobilisations, 
• etc.

Que faut-il capitaliser ? 

Les informations à capitaliser varient d’un bilan carbone à un autre et d’une personne à une autre. 

Néanmoins, voici ci-dessous une liste non exhaustive des informations que nous vous conseillons de capitaliser dans les guides : 

1. L’historique du fichier collecté 

Dans le cas où plusieurs fichiers sont nécessaires à la compréhension de l’historique d’une source de données, expliquez pourquoi ces fichiers sont indispensables au bilan carbone (transformation d’un fichier PDF en xlsx, informations qui ont été supprimées ou ajoutées, preuve annexe, etc.). 

Conservez la version originale du fichier sur un espace sécurisé. 

Donner le nom et l’extension du fichier utilisé pour le calcul des émissions. 

2. Le contributeur qui a fourni le fichier 

Pensez à noter le nom & prénom de la personne à qui vous avez demandé le fichier et l’équipe à laquelle elle appartient. Parfois, la personne qui envoie le fichier n’est pas celle qui a créé le fichier, noter donc aussi le nom & prénom de la personne qui a construit la source de données, ainsi que l’outil utilisé le cas échéant. 

3. Les hypothèses de calculs 

Pensez à noter les hypothèses prises et validées avec vos collègues sur la construction de la quantité d’activité d’un fichier. 

Par exemple : Pour estimer la consommation des produits lors de la phase Utilisation, le calcul de l’énergie consommée en kWh a été réalisée avec la formule Energie [Wh] = Intensité [Ampère] x Tension [Volt] x Temps [heure]. Nous avons pris l’hypothèse d’un usage de 12 h/jour*6 jours/semaine*52 semaines. 

4. Les liens avec des axes analytiques  

Il est possible de rattacher un lot d’émissions à un ou plusieurs axes analytiques : site, équipe, activité, fournisseur, franchisé, etc. Pensez à le noter clairement dans le guide du fichier collecté. 

Exemple 1 : Les déchets de production sont associés au site de Valence où l’usine est installée 

Exemple 2 : Impossible de distinguer les consommations pour les 2 sites de Toulouse : Site 1 et Site 2. Hypothèse : la consommation totale est rattachée au Site 2. 

5. L’indisponibilité de la source de donnée 

Lorsqu’une information n’est pas disponible pour le calcul des émissions pour l’année du bilan carbone en cours, cet élément peut être noté en axe d’amélioration continue. Par exemple : La consommation d’eau pour le site de Paris n’est pas disponible. C’est un axe d’amélioration continue pour les années suivantes. 

6. Les extrapolations réalisées 

Exemple : Extrapolation de la consommation d’électricité du site de Nantes à partir du site de Grenoble selon la superficie des deux bâtiments 

7. Les modifications du fichier source 

Exemple : Harmonisation et correction de fautes de frappes sur la colonne des villes de départ des déplacements en train afin de faciliter le calcul des émissions 

8. Les informations générales concernant le fichier source 

Exemple 1 : Le nom de l’agence de voyages a changé, « Agence MNV Voyages », c’est l’ancien nom de l’agence de voyages « Ailleurs Business » 

Exemple 2 : il y a 6 véhicules au total dans la flotte automobile, 5 véhicules sont déjà amortis 

Exemple 3 : Le fichier reçu est un fichier PDF. Pas de fuite de fluide frigorigène détectée lors des interventions de maintenance sur les climatiseurs. Attention : Les émissions de la recharge de fluide frigorigène sont comptabilisées dans le Bilan Carbone même si ce n’est pas une fuite accidentelle (8,3kg de R410A, soit environ 16 tonnes CO2). 

9. La description des colonnes utilisées 

Exemple : Le fichier des immobilisations contient les colonnes suivantes qui seront utilisées pour le calcul des émissions: 

• Colonne D : catégorie. Facteur d’émissions monétaire ADEME choisi : 25022 Machines et équipements 700 kgCO2e/keuro 

• Colonne F : libellé 
• Colonne G : base d’amortissement comptable en €, attention à bien convertir en k€ pour le FE monétaire, certaines lignes sont égales à 0 € 
• Colonne M : date d’acquisition 
• Colonne N : durée amortissement comptable en mois 

10. Les hypothèses prises sur les facteurs d’émissions 

Exemple 1 : Les produits sont vendus dans plusieurs pays du monde, le facteur d’émissions de la Base Empreinte ADEME pour la fin de vie électronique n’existe que pour la France. On prend l’hypothèse que les produits ont une fin de vie moyenne française à défaut d’avoir un facteur d’émissions par pays plus précis, soit 1 995 kgCO2e/tonne de déchets DEEE. 

Exemple 2 : Le facteur d’émissions de traitement des déchets papier n’existe pas sur l’ADEME, on prend un facteur d’émissions de traitement déchets carton. 

11. Les pistes d’amélioration pour affiner les calculs du Bilan Carbone 

Exemple : Pour le fichier des déplacements en voiture de location, le type de carburant n’est pas toujours disponible. Afin d’affiner les calculs pour les années suivantes, cette information doit être renseignée. 

Et sur Climatip ?

Chez Mobeetip, nous avons conçu une plateforme de pilotage des émissions carbone : Climatip. 

La plateforme Climatip contient nativement des emplacements pour rédiger des guides sur chaque tâche afin de capitaliser tout le travail que vous avez réalisé lors du projet bilan carbone !  

Ces guides sont mémorisés et hérités d’une campagne à l’autre automatiquement ! Il est aussi possible de les extraire en un seul clic depuis la plateforme dans un tableau structuré au format Excel. 

En cas d’audit, cela vous permet d’avoir toutes les informations à disposition juste à côté des sources de données et des postes d’émissions. 

Conclusion 

Vous l’aurez compris, le fait de mettre à l’écrit les informations nécessaires aux calculs du bilan carbone est une nécessité pour la pérennisation de ce projet au sein de votre organisation. 

Vous avez maintenant toutes les clefs en main pour organiser en toute sérénité la passation de connaissances à votre successeur pour la future mise à jour du bilan carbone de votre organisation. 

Et vous, comment vous organisez-vous pour la capitalisation des informations du bilan carbone sur vos outils ? Quelle technique utilisez-vous ? Est-ce que vous voyez d’autres éléments qu’il serait important de capitaliser ? 

N’hésitez à nous partager vos retours en commentaires ! 

Vous souhaitez faire votre Bilan Carbone au sein de votre entreprise, et mettre en place des actions pour être plus engagé et responsable ? Chez Mobeetip, nous vous accompagnons dans la réalisation de votre Bilan Carbone ainsi que dans l’amélioration de votre score Ecovadis ou de votre note B-Corp, sans parler des défis concrets et impacts avec vos collaborateurs.