Comment choisir un outil Bilan Carbone ?
Le choix d’une plateforme de management des émissions de GES est une décision moyen terme qui doit anticiper l’évolution des enjeux métiers et de sécurité dans un secteur en forte innovation.
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Choisir un outil Bilan Carbone®
Le besoin métier en 3 poins clés ?
La démarche est souvent soumise à un reporting qui va tendre vers une fréquence annuelle voire plus régulière encore avec le déploiement progressif de la CSRD
Pour permettre la réitération il faut donc :
- Assurer l’intégration de données existantes de l’organisation,
- Industrialiser la démarche et donc la collecte issue de ces données
- Veiller à l’autonomie de l’organisation dans ce projet récurrent, pour des raisons opérationnelles mais aussi budgétaires.
Le bilan carbone est aussi un projet plutôt expert et surtout transverse.
Il est donc essentiel de :
- Mettre en place des processus documentés et accessibles pour faciliter la réitération
- Intégrer l’ensemble de la gestion de projet dans l’outil afin de fluidifier la coordination et l’aboutissement de chaque campagne.
Le secteur étant pour l’heure en constante évolution
Il est important de s’assurer que l’outil :
- Inclus et permet la mise à jour régulière des méthodes selon les différentes normes et leurs évolutions
- Anticipe la possible nécessité d’un audit des calculs et résultats
- Intègre également d’autres indicateurs ou besoins métiers concernant la RSE en général afin d’éviter d’inutiles ressaisies.
La collecte des données
Entamer une démarche bilan carbone nécessite donc de collecter au sein de l’organisation un grand nombre de données, qu’elles soient physiques, idéalement, ou à défaut financières : les quantités de matières premières ou marchandises achetées, les données de livraison et d’expédition, les données d’immobilisation d’équipements spécifiques, les registres de déchets de production, les kilomètres parcourus en déplacements professionnels, etc…
Toutes ces données sont dans la majorité des cas déjà suivies et pilotées au sein d’outils métiers spécifiques, comme les ERP, ou des bases de données sous excel, ou encore des applications tierces localisées chez les prestataires. Il est primordial que l’outil sélectionné permette de rendre la collecte de ce grand nombre de flux et de données aussi simple que possible. Pour cela c’est bien l’outil qui doit s’adapter à l’organisation et à ses données existantes, et non l’inverse.
Pilotage et autonomisation
Pour pallier aux complexités d’un projet transverse comme le bilan carbone l’outil peut :
- Permettre la collaboration de l’ensemble des contributeurs au sein d’un outil unique.
- Intégrer la gestion de projet comme un suivi des responsabilités, des deadlines, et la gestion de visions différentes selon le rôle de chacun..
Pour favoriser la capitalisation et l’autonomie progressive, un outil peut :
- Proposer la création de guides méthodologiques, afin de maintenir un haut niveau de traçabilité et de documentation des hypothèses mais aussi des processus internes hors outil qui permettent de réaliser les tâches, et ainsi préparer une passation ou un partage de savoir faire efficace.
- Intégrer des modules de formation pour permettre la montée en compétence des équipes vers l’autonomie, à travers par exemple de formations en ligne, d’un coaching personnalisé ou encore la formalisation de documentation techniques et méthodologiques personnalisées.
La sécurité des données
Les plateformes SaaS Bilan carbone n’étant pas des systèmes à priori critiques d’une organisation, la question de la sécurité de l’information peut être occultée à tort.
En effet, même si la disponibilité de ce système n’est pas une exigence souvent forte, la nature des données manipulées doit amener à un questionnement sur les 3 autres axes de la sécurité que sont la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des données
Du fait de la nature très variée des données à collecter, un grand nombre d’utilisateur va se connecter à la plateforme :
- Différentes filiales d’un même groupe,
- Différents acteurs de différents services,
- Potentiellement des fournisseurs ou des clients,
- Des dirigeants, responsable financier ou ESG qui vont chercher un reporting,
- Des parties-prenantes attendant un reporting (Fonds d’investissement, Banques, Client, …)
- Des auditeurs cherchant à valider le reporting et son processus de production
Il est évident que l’entreprise ne peut pas offrir le même accès à l’ensemble des contributeurs.
D’autres questions peuvent se poser, comme la gestion des droits, la stratégie d’authentification, la gestion des cessions utilisateurs, ….
Les plateformes de management ESG concentrent des données extrêmement variées avec des risques de confidentialité :
- Des données industrielles pour comptabiliser les chaines de valeurs (usines, fournisseurs, matières et produits achetés, énergies utilisées, type et marque de machines et d’outils de production, etc.) et leurs évolutions (mes objectifs de croissance, …)
- Des données financières : le prix de mes achats de matières, les investissements réalisés, mes objectifs de croissance, …
La confidentialité est donc un enjeu majeur avec plusieurs questions à se poser :
- La plateforme et son environnement protège-t-elle suffisamment mes données par exemple d’une attaque extérieure ?
- Les engagements contractuels me rassurent-t-ils vis à vis de l’utilisation de mes données par mon fournisseur
- La stratégie financière du fournisseur que je choisis me garantit-elle la stabilité de ces engagements.
Enfin, la finalité même du processus du Bilan Carbone est de rassurer ses parties-prenantes (fournisseur, client, dirigeant, financeurs, …) quant à la capacité de l’entreprise à maitriser les risques liés à sa dépendance à des émissions de GES. Pour ce faire, l’entreprise doit s’assurer de la fiabilité de ses données et peut être soumise à des audits pour le démontrer.
Ainsi, l’intégrité mais également la traçabilité des données doivent être prises en compte.
- La stratégie de sauvegarde m’assure-t-elle de ne pas perdre mes données ?
- Quels sont les moyens mis en œuvre pour valider la qualité des données utilisées pour les calculs ?
- Quels sont les moyens mis en œuvre pour suivre et tracer l’origine des données utilisées ?
Vous avez maintenant toutes les clefs en main pour faire un choix éclairé d’outil bilan carbone.